info@avasima.com
021-88344211

سیستم کنفرانس Paperless (3)

سیستم کنفرانس Paperless (بدون کاغذ)

با توسعه فناوری IT و محبوبیت مفهوم سبز، کربن کمتر و حفاظت از محیط زیست، سیستم کنفرانس Paperless به تدریج به یک روند برای کنفرانس‌ها در سراسر دنیا تبدیل شده است.

در جلسات سنتی حجم زیادی از مواد جلسه چاپ شده و هر بار مقدار زیادی کاغذ مصرف می‌شود.

بعلاوه، حجم زیادی از نیروی انسانی و زمان قبل از جلسه تلف می‌شود که نه تنها هزینه‌های مالی را افزایش می‌دهد، بلکه با توسعه عصر اطلاعات سازگاری ندارد.

این سیستم  با حذف کاغذ از صفحه نمایش به جای آن و از فناوری شبکه برای دریافت اطلاعات هر صندلی استفاده می‌کند و توانایی تشخیص به اشتراک‌گذاری اطلاعات و تعامل کنفرانس را دارد.

یک سیستم کنفرانس Paperless به راحتی و به شکلی پایدار عمل می‌کند، که می‌تواند کارایی کنفرانس را بهبود ببخشد. در همین حال، باعث صرفه جویی در هزینه تجهیزات چاپ و طرح ریزی می‌شود.

تلاش‌های بسیاری توسط ادغام‌کننده‌های مختلف سیستم و شرکت‌های توسعه نرم‌افزار درجهت چگونگی پیاده‌سازی و ساخت یک سیستم کنفرانس Paperless انجام شده است. این سیستم درواقع باید یک سیستم کنفرانس هوشمند باشد.

هوشمندی در اینجا تنها تحقق مدیریت و کنترل هوشمند تجهیزات مورد استفاده در اتاق جلسه، ارائه ابزار و خدمات هوشمند برای فرآیند جلسه نیست، بلکه توانایی درک هوشمندی فرآیند جلسه، استفاده و حتی بازیابی داده‌ها و تصمیم گیری هوشمند در جلسات می‌باشد.

در عین حال، بدلیل ظهور اینترنت، محاسبات ابری، و داده‌های بزرگ، سیستم کنفرانس Paperless باید با توسعه سریع فناوری اطلاعات، تعداد زیاد محصولات نرم‌افزاری و تصمیم‌گیری هوشمند پیشنهاد شده توسط رشد انفجاری داده‌ها و منابع اطلاعاتی Back-End سازگار باشد.

سیستم کنفرانس Paperless، عملکردهای کنفرانس (ورود به سیستم ویدئویی، سرویس تماس، رأی گیری، ارسال و دریافت پیام کوتاه، مشاهده غیرهمزمان اسناد، نمایش همزمان مطالب کنفرانس و نظرات دست نویس، ویدئوی درخواستی یا پخش زنده و جستجو در اینترنت) را بر روی ترمینال نمایشگر هوشمند تا حد زیادی یکپارچه می‌سازد.

اینکار طبیعی‌ترین رابط تعامل انسان و کامپیوتر را در قالب شبیه‌سازی رابط در اختیار کاربران قرار می‌دهد، همچنین قادر به تشخیص تلفن همراه، کار مشترک، اشتراک‌گذاری هوشمند و کنترل تعاملی بین پایانه‌های تلفن همراه مانند تبلت و نوت بوک و پایانه‌های نمایشگر هوشمند است.

سیستم کنفرانس Paperless (3)

مزایای سیستم کنفرانس Paperless

1- محرمانه بودن

در فرآیند چاپ، کپی و صحافی اسناد کنفرانس‌های کاغذی سنتی، لینک‌های میانی زیادی وجود دارد که خطرات پیش بینی نشده زیادی را برای جلسات محرمانه به همراه دارد.

سیستم کنفرانس Paperless می‌تواند اساساً انواع خطرات پنهان را که به روش سنتی ایجاد می‌شود، از بین ببرد.

2- امنیت

داده‌های خارجی در ناحیه تعیین شده ذخیره و از سیستم عامل جدا می‌شوند.

پس از پایان جلسه، اسناد جلسه به طور کامل حذف می‌شوند و اسناد محرمانه جلسه به طور کامل در  این سیستم شکسته می‌شود.

بعلاوه، هر بار که سیستم مجدداً راه اندازی می‌شود، به حالت اولیه خود باز می‌گردد.

 

3- صرفه‌جویی در هزینه

در ارتش، سازمان‌های دولتی، مؤسسات تحقیقاتی علمی و شرکت‌ها و مؤسسات، هر ساله انواع جلسات برگزار می‌شود.

حجم زیاد مواد جلسه، هزینه بالای چاپ مواد و استفاده از نیروی انسانی و زمان نه تنها هزینه‌ها را افزایش می‌دهد، بلکه با توسعه عصر اطلاعات مخالف است.

در عین حال، با ساخت یک جامعه کارآمد، صرفه جویی در انرژی و حفاظت از محیط زیست تناسبی ندارد.

در این مورد، این سیستم نه تنها می‌تواند کارایی این فرایند را تا حد زیادی بهبود بخشد، بلکه اهمیت گسترده‌ای برای حفاظت از محیط زیست و صرفه جویی در انرژی قائل است.

 

میانگین امتیازات ۵ از ۵
از مجموع ۶ رای