طراحی سالن کنفرانس چیست؟
در طراحی سالن کنفرانس، عوامل مختلفی از جمله ابعاد فضا، تعداد صندلی‌ها، نورپردازی، صدا و تصویر، تجهیزات صوتی و تصویری، دکوراسیون و دیگر عوامل مرتبط با فضا و رویداد بررسی می‌شوند. هدف اصلی طراحی سالن کنفرانس، فراهم کردن یک فضای مناسب و حرفه‌ای برای برگزاری رویدادهای مختلف است.
سالن‌های کنفرانس مرکز اصلی فعالیت در بسیاری از ساختمان‌های اداری به حساب می‌آیند. چراکه ایده‌ها و افکار نوآورانه‌ای که می‌تواند از یک گفتگوی سازنده بین همکاران حاصل شود، قابل توجه است.
زمان جلسات کاری بخشی اجتناب‌ناپذیر از روز برای کارمندان در سراسر جهان می‌باشد. هاروارد بیزینس ریویو اخیراً تحقیقی را از میان 182 مدیر ارشد در صنایع مختلف انجام داده است و خروجی به شکل زیر بود که:
- 71 درصد گفته‌اند که جلسات غیرمولد و ناکارآمد هستند.
- 62 درصد گفته‌اند که جلسات فرصت‌هایی را برای نزدیک‌تر کردن تیم از دست می‌دهند.
بنابراین نتیجه کلی که از این تحقیق می‌توان گرفت این است که روشی که بسیاری از ما در جلسات بکار می‌بریم نیاز به بهبود دارد. یکی از اولین مکان‌هایی که باید شروع به تغییر آن کرد، طراحی اتاق کنفرانس و فناوری‌های مورد نیاز آن است.
در زیر 9 ترند طراحی سالن کنفرانس در سال 2023 آورده شده است که می‌تواند به شما کمک کند تا کارمندان را بهتر درگیر جلسات کنید، بنابراین می‌توانید از هر دقیقه‌ای که در یک جلسه صرف می‌کنید بیشترین بهره و کارایی را ببرید.
1- افزایش دسترسی و انعطاف‌پذیری فضای جلسات
از آنجایی که کمبود اتاق کنفرانس یک مشکل بزرگ برای بسیاری از مشاغل در حال رشد است، سالن‌های کنفرانس بزرگ اغلب برای مقاصد کوچک استفاده می‌شوند، که اتلاف منابع بوده و منجر به گفتگوهای غیر شخصی می‌شود. برای حل این معضل، بسیاری از کسب و کارها طراحی اتاق کنفرانس انعطاف پذیر و قابل تنظیم را انتخاب می کنند. اما نگران نباشید – نیازی به خراب کردن دیوار یا نصب تیرهای جدید نیست.
متخصصان و افراد حرفه‌ای در شرکت آواسیما براحتی این مشکل را برای شما حل خواهند کرد. با استفاده از پارتیشن‌های قابل حمل و جابجایی می‌توان یک اتاق کنفرانس بزرگ را به دو فضای کوچکتر برای جلسات تقسیم کرد یا چندین فضا را با یکدیگر ادغام کرده تا یک تیم بزرگ را در خود جای دهند.
2- ویدئووال LED
در حال حاضر، احتمالاً نوآورانه‌ترین نوع نمایشگر برای طراحی هر اتاق کنفرانسی، ویدئووال LED است. استفاده از ویدئووال LED برای اتاق‌های کنفرانس بسیار راحت و کاربردی است. هنگامی که با آکوستیک با کیفیت بالا همراه می‌شود، ویدئووال و صفحات نمایش ویدئویی LED بزرگ توجه مخاطبان شما را در طول جلسات جلب می‌کنند و فشار چشم را کاهش می‌دهند. هنگامی که در طول یک جلسه برای مدت زمان طولانی به صفحه نمایش خیره می‌شوید، مخاطبان شما ممکن است شروع به احساس خستگی در چشم خود کنند. ویدئووال و صفحه نمایش LED با وضوح بالا، تصاویر واضح‌تر و رنگ‌های غنی‌تر را جدای از کیفیت صفحه نمایش فوق العاده، ارائه می‌دهند.
برای قرار دادن یک ویدئووال یا صفحه نمایش LED در اتاق کنفرانس، نیز به فضای زیادی ندارید. این فناوری پیشرفته برای هر اندازه اتاق کنفرانس ایده آل است. به دلیل نمایشگرهای رنگی مرتعش، می‌توانید حتی زمانی که پرده‌های اتاق کنفرانس بالا است از آنها استفاده کنید. بنابراین، بدلیل راحتی و ظاهر شیک آنها، وجود ویدئووال LED برای هر اتاق کنفرانسی ضروری می‌شود.
3- وایت بردهای هوشمند
وایت بردهای هوشمند، فناوری بسیار خوبی برای افزودن به اتاق‌های کنفرانس شما هستند، زیرا فرهنگ جلسات را بهبود می‌بخشند. با این تکنولوی، شما و تیمتان می‌توانید ارائه‌های جذابی برای مخاطبانتان داشته باشید تا آنها را به سمت مطالب سوق دهید.
ارائه‌دهندگان و مخاطبان می‌توانند دستگاه‌های خود را به وایت بردهای هوشمند متصل کنند و مطالب مورد نظر را از طریق دستگاه‌های خود پخش کنند و محیطی ایجاد کنند که در آن جلسات بیشتر شبیه مکالمات سازنده باشد تا یک طرفه. این مزایا حتی زمانی گسترش می‌یابد که همه شرکت‌کنندگان جلسه در یک اتاق نباشند. وایت بردهای هوشمند همچنین به شرکت‌کنندگان از راه دور اجازه می‌دهند تا مطالب را به اشتراک بگذارند و به بحث و گفتگو کمک کنند، بگونه‌ای که از لحاظ فیزیکی در اتاق کنفرانس هستند. در ترکیب با پلتفرم ویدئو کنفرانس، می‌توانید:
- اسناد و عکس ها را حاشیه نویسی کنید.
- جلسات را ضبط کنید.
- فایل ها را در فرمت های مختلف ذخیره و ایمیل کنید.
- با اعضای تیم در دستگاه ها، دفاتر و مناطق زمانی همکاری کنید.
4- استفاده از ویدئو کنفرانس
فناوری کنفرانس ویدئویی به سرعت در حال تبدیل شدن به بخش ضروری اتاق‌های کنفرانس اداری مدرن است. ویدئو کنفرانس به شما این امکان را می دهد که با اعضای تیم خود که در دفتر و یا از راه دور کار می‌کنند ارتباط برقرار کنید، حتی زمانی که از نظر فیزیکی در کنار هم نیستید. در مقایسه با جلسات حضوری سنتی، جلسات مجازی می‌تواند در وقت و هزینه شرکت شما صرفه‌جویی کند. با حذف هزینه‌های سفر و زمان صرف شده برای رسیدن به محل جلسه، می‌توانید بهره‌وری خود را افزایش دهید و در عین حال روابط قوی خود را با کارمندان و مشتریان حفظ کنید.
5- مبلمان جدید
مبلمان جدید و مدرن می‌تواند یک اتاق کنفرانس بی روح را به یک فضای ملاقات سازنده تبدیل کند که الهام بخش خلاقیت و نگرش‌های مثبت باشد. نمی‌توان یک اتاق کنفرانس را بدون مبلمان راحت به یک فضای الهام بخش تبدیل کرد – هیچ کس دوست ندارد در یک جلسه به جای فکر کردن به موضوع مورد نظر، در تلاش برای یافتن موقعیتی ارگونومیک و رضایت‌بخش باشد.
6- سیستم روشنایی
حتما به روز رسانی سیستم روشنایی اتاق کنفرانس را نیز در نظر بگیرید. روشنایی شدید در دفاتر می‌تواند باعث سردرد کارمندان و کاهش بهره‌وری شود. نورپردازی مانند نوارهای روشنایی هوشمند یا لامپ‌های آویز می‌تواند نور اتاق را ملایم و محیط آرام‌تری ایجاد کند.
7- میز‌های مناسب
هنگام طراحی اتاق کنفرانس، مطمئن شوید که میزهایی را انتخاب کنید که فضای کافی برای شرکت کنندگان در جلسه را ارائه دهد. وقتی افراد زیادی پشت یک میز نشسته‌اند و فضای کافی برای نوت‌بوک، تبلت، لپ‌تاپ یا نوشیدنی‌ها وجود ندارد، می‌تواند باعث حواس‌پرتی شود. با سیستم‌های صوتی و بصری مناسبی که در اتاق کنفرانس راه‌اندازی کرده‌اید، می‌توانید از یک میز کنفرانس بزرگ‌تر و جادارتر برای کاهش نگرانی از تأثیر بر توانایی شرکت‌کنندگان برای دیدن و شنیدن سخنرانی‌ها استفاده کنید.
8- آکوستیک با کیفیت بالا
شرکت آواسیما می‌تواند دستگاه‌های صوتی با کیفیت بالا را جهت بهبود قابلیت صدای اتاق کنفرانس شما نصب کند. برای اتاق‌های کنفرانس بزرگ‌تر که جلسات زیادی با تعداد قابل توجهی از افراد برگزار می‌شود، می‌توانیم بلندگوهای مخفی نصب کنیم تا اطمینان حاصل شود که صدای با کیفیت بالا به همه خواهد رسید.
برای فضاهای کنفرانس مشترک یا منعطف که اهداف متعددی دارند، شرکت آواسیما می‌تواند عایق صوتی را نصب کند که صداهای اضافی را کنترل و متعادل کرده و صداها یا اکوهای بلند را کاهش دهد. نیازهای صوتی شما هر چه که باشد، ما می‌توانیم فضای جلسه شما را تجزیه و تحلیل کنیم و استراتژی صوتی را به شما ارائه دهیم که به بهترین وجه با نیازهای کاری شما مطابقت داشته باشد.
9- پرده‌های اتوماتیک
می‌توان با استفاده از پرده‌های اتوماتیک برای تیره‌کردن یا روشن‌تر کردن اتاق کنفرانس تنها با لمس ساده یک دکمه محیط را برای جلسات و ارائه‌ها تنظیم کنید. همچنین، با تنظیم خودکار آنها در طول روز با تغییر موقعیت خورشید، از تابش نور در طول جلسات جلوگیری کنید. با فشار دادن یک دکمه می‌توانید چراغ‌های اتاق کنفرانس را خاموش کنید و پرده‌های پنجره را پایین بیاورید. در پایان جلسه، دکمه دیگری را فشار دهید تا چراغ ها دوباره روشن شوند و پرده‌ها بالا بروند.
شرکت آواسيما، مشاور شما در تجهیز و دکوراسیون سالن‌های کنفرانس
در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر و یا مشاوره برای تجهیز و دکوراسیون سالن‌های کنفرانس می‌توانید با کارشناسان ما در شرکت آواسیما از طریق صفحه تماس با ما ارتباط برقرار نمایید.